Newsletter N6

Newsletter No. 39 (EN)

 

 

 

How to Book Foreign Currency Invoices within Thailand

 

December 2014

 

 

 

A l l r i g h t s r e s e r v e d © L o r e n z &  P a r t n e r s  2 0 1 4

 

Although Lorenz & Partners always pays great attention on updating information provided in newsletters and brochures we cannot take responsibility for the completeness, correctness or quality of the information pro-vided. None of the information contained in this newsletter is meant to replace a personal consultation with a qualified lawyer. Liability claims regarding damage caused by the use or disuse of any information provided, in-cluding any kind of information which is incomplete or incorrect, will therefore be rejected, if not generated de-liberately or grossly negligent.

 

 

  • Introduction

This Newsletter shall provide a brief informa-tion on how to book foreign currency invoices within Thailand.

 

Example

 

Thai company A invoices to Thai company B for services performed in Thailand.

 

The amount due for A is calculated as fol-lows:

 

100 EUR

Minus 3% withholding tax       (3) EUR

 

Plus additional 7% VAT          +7 EUR

 

So B has to pay (100 – 3 + 7)  104 EUR

 

Thai company B has to pay 3% withholding tax to the Revenue Department, on behalf of the service provider (and issue a with-holding tax certificate to A, so A can offset the withholding tax amount against the cor-porate income tax liability).

 

The amount of EUR 7 VAT has to be declared to the Thai tax authorities and has to be submitted.

 

PLEASE NOTE:

 

  • The VAT return has to be sub-mitted together with payments due to the Revenue Department within 15 days from the end of the month in which the VAT is to be accounted for.

 

  • Withholding tax has to be remit-ted to the Revenue Department within seven days from the end of the month in which the remit-tance is made.


  • How to calculate the exchange rate
  • If you receive payments:

 

If you receive money, you have to use the buying rate.

 

Please note that the difference in exchange rates are dependent upon the method of payment:

 

  • If you are paid by cheque or bill of exchange, you have to use the sight bill rate.

 

  • If you are paid by bank transfer (baht net), you have to use the telex transfer rate (T/T rate).

 

For calculating the principle amount of VAT and withholding tax, you have to use the exchange rate of the Bank of Thailand as published one day before the amount has been received.

 

For example:

 

A Thai company issues an invoice to Ger-many, amounting to EUR 100. Payment is received in THB, amounting to THB 4,143 (the commercial bank’s rate in this example is 41.43 THB/EUR).

 

However, the buying rate announced by the Bank of Thailand is 41.00 THB/EUR.

 

Therefore the transaction will be shown as follows:

 

Invoice amount (100 x 41.00) = 4,100 THB

 

The difference resulting from the actual ex-change rate and the exchange rate of Bank of Thailand (THB 4,143 – THB 4,100 = THB 43) is recognized as gain/loss on ex-change rate.

 

  • If you make a payment

 

If you make a payment in foreign currency, you have to use the average selling rate in any of the above cases.

 

For example:

 

A Thai company received an invoice from a German supplier, amounting to EUR 100. The Thai company has to pay this invoice in THB, amounting to THB 4,143 (the com-mercial bank’s rate in this example is 41.43 THB/EUR).

 

However, the average selling rate announced by Bank of Thailand is 41.00 THB/EUR.

 

 

Therefore the transaction will be shown as follows:

 

Invoice amount (100 x 41.00) = 4,100 THB Input VAT (by Phor.Phor.36: 7% x 41)

 

= 287 THB Withholding tax (if any: e.g. 15% x 100 x 41)

 

= 615 THB

 

The difference resulting from the actual ex-change rate and the exchange rate of Bank of Thailand (THB 4,143 – 4,100 = THB 43) is recognized as gain/loss on exchange rate.

 

 

 

Newsletter Nr. 41      (DE)

 

 

 

 

 

Betriebsstätte im Ausland: Entstehung und steuerliche Konsequenzen

 

 

 

November 2015

 

 

All rights reserved  Lorenz & Partners 2015

 

Obwohl Lorenz & Partners große Sorgfalt darauf verwenden, die in diesen Newslettern bereitgestell-ten Informationen auf aktuellem Stand für Sie zur Verfügung zu stellen, möchten wir Sie darauf hin-weisen, dass diese eine individuelle Beratung nicht ersetzen können. Lorenz & Partners übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit oder Vollständigkeit der bereitgestellten Informatio-nen. Haftungsansprüche gegen Lorenz & Partners, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter oder unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern seitens Lorenz & Partners kein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschul-den vorliegt.

 

 

 

  1. Einführung

 

Plant ein Unternehmen zu expandieren und dabei eventuell einen neuen Stand-ort zu gründen, stellt sich die Frage, wie die neue Niederlassung rechtlich in die Unternehmensorganisation eingeordnet und organisiert werden kann. Mit der Gründung einer Niederlassung oder auch nur mit einer zeitlich begrenzten Auslandsbetätigung des Stammhauses verbunden sind steuerrechtliche Fragen, die je nach Unternehmensgestaltung, konkreter Betätigung und deren Dauer erheblich sind. Mögliche organisatori-sche Formen der Auslandsaktivität sind Direktgeschäfte, die Gründung einer Tochterkapitalgesellschaft oder einer Tochterpersonengesellschaft sowie die nachfolgend behandelte Betriebsstätte.

 

Steuerrechtliche Probleme entstehen insbesondere dann, wenn das Stamm-unternehmen in einem ausländischen Staat unter Umständen unfreiwillig einen Sachverhalt realisiert, der als Betriebs-stätte zu qualifizieren ist. Grundsätzlich sind die Unternehmensgewinne gänzlich dort zu versteuern, wo das Unterneh-men seinen Sitz hat (Sitzstaat), selbst wenn das Unternehmen international tätig wird. Von diesen steuerrechtlichen Grundsätzen wird aber bei Vorliegen einer Betriebsstätte im Ausland eine Ausnahme gemacht: In diesem Fall steht dem Staat, in dem die Betriebsstätte an-sässig ist (Betriebsstättenstaat/ Quellen-staat), das Besteuerungsrecht hinsicht-lich des Betriebsstättengewinns zu. Die Existenz einer Betriebsstätte entscheidet demnach über die Aufteilung der Ge

 

winne zwischen Sitz- bzw. Quellenstaat und kann somit für die Steuerlast eines

 

Unternehmens von erheblicher Bedeu-tung sein.

 

  1. Entstehung einer Betriebsstätte

 

Bei einer Betriebstätte handelt es sich um eine vom Hauptunternehmen ab-hängige, rechtlich nicht selbständige Niederlassung, d.h. einen mit dem Stammhaus einheitlichen Geschäftsbe-trieb an lediglich räumlich getrennten Stellen.

 

Die Existenz einer Betriebsstätte führt sowohl im nationalen als auch im inter-nationalen Steuerrecht zur beschränkten Steuerpflicht (§ 49 Abs. 1 Nr. 2 a) des Einkommensteuergesetzes (EStG) bzw. Art. 7 Abs. 1 des Musterabkommens der Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD-MA). Eine genauere Definition der “Be-triebsstätte” findet sich in § 12 S. 1 der Abgabenordnung (AO) und in der Regel im jeweils maßgeblichen Doppelbe-steuerungsabkommen (DBA). Sofern Gewinne eines Unternehmens mit Sitz in einem Staat, mit dem die Bundesre-publik ein DBA geschlossen hat, besteu-ert werden sollen, geht die Definition des jeweiligen DBA derjenigen des § 12 AO vor.

 

Gemäß § 12 AO ist eine Betriebsstätte eine feste und auf eine gewisse Dauer angelegte Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unter-nehmens dient. Die Betriebsstätte muss örtlich fixiert sein und der Unternehmer muss darin seine gewerbliche Tätigkeit ausüben, wobei er eine gewisse Verfü-gungsmacht über die Einrichtung haben muss.

 

Als Betriebsstätten sind insbesondere anzusehen:

 

  • die Stätte der Geschäftsleitung (Beginn: bereits ab Aufnahme der Tätigkeit!)

 

  • Zweigniederlassungen (§ 13d HGB)

 

  • Fabrikations- oder Werkstätten

 

  • Warenlager

 

  • Ein- oder Verkaufsstellen

 

  • Bauausführungen oder Monta-gen, wenn die einzelne Bauaus-führung oder Montage bzw. mehrere nebeneinander beste-hende Bauausführungen/ Mon-tagen länger als sechs Monate dauern (abweichend hiervon u.U. das DBA)

 

  • Ständiger Vertreter (dies ist eine Person, die nachhaltig die Ge-schäfte eines Unternehmens be-sorgt und dabei dessen Sachwei-sungen unterliegt, insbesondere wer für das Unternehmen nach-haltig Verträge abschließt oder vermittelt oder Aufträge einholt oder einen Bestand von Waren und Gütern unterhält und davon Auslieferungen vornimmt.)

 

Im Unterschied zur deutschen Regelung gilt in den Bestimmungen der DBA der meisten Länder, dass eine Betriebsstätte dann nicht entsteht, wenn die Bau- oder Montageausführungen weniger als neun bis zwölf Monate andauern (im deutsch-thailändischen DBA ist dieser Zeitraum allerdings – wie in der AO – auf sechs Monate beschränkt). Daneben ist die maßgebliche Zeitdauer einer jeden ein-zelnen Tätigkeit (Bauausführung oder Montage) deutscher Unternehmen im Ausland für sich zu betrachten. Eine Zusammenrechnung mehrerer Bauaus-führungen oder Montagen ist, anders als

 

im Bereich des § 12 Satz 2 Nr. 8 AO, nicht zulässig.

 

Als Negativkatalog nennt das DBA zwi-schen Deutschland und Thailand fol-gende Fälle, in denen keine Betriebs-stätte angenommen wird:

 

  • Einrichtungen, die ausschließlich zur Lagerung, Ausstellung oder Auslieferung von Gütern oder Waren des Unternehmens be-nutzt werden

 

  • Bestände von Gütern oder Wa-ren des Unternehmens, die aus-schließlich zur Lagerung, Aus-stellung oder Auslieferung un-terhalten werden

 

  • Bestände von Gütern oder Wa-ren des Unternehmens, die aus-schließlich zu dem Zweck un-terhalten werden, durch ein an-deres Unternehmen bearbeitet oder verarbeitet zu werden

 

  • eine feste Geschäftseinrichtung, die ausschließlich für den Güter-oder Wareneinkauf oder die In-formationsbeschaffung unterhal-ten wird

 

  • eine feste Geschäftseinrichtung, die ausschließlich zur Werbung, Informationserteilung, wissen-schaftlicher Forschung oder ähnlicher Tätigkeiten vorberei-tender Art oder Hilfstätigkeiten unterhalten wird

 

Darüber hinaus kann aber eine Betriebs-stätte durch die Tätigkeit eines ständigen Vertreters entstehen.

 

Im DBA-Recht wird zwischen dem sog. abhängigen und unabhängigen Vertreter unterschieden. Sobald der Vertreter ab-hängig ist (also kein wirtschaftliches Ri-siko trägt) und – einschränkend gegen-über § 13 AO – seine Vollmacht ge-wöhnlich ausübt und nicht nur Tätigkeiten unterstützender Art durchführt, liegt eine Vertreterbetriebsstätte vor. Aber auch wenn eine Vertreterperson für das Unternehmen die Vertragsverhandlun-gen bis zur Abschlussreife führt, der zi-vilrechtliche Vertrag dann nur der Form halber von der Unternehmensleitung im anderen Vertragsstaat unterschrieben wird, reicht dies ggf. zur Entstehung einer Betriebsstätte aus. Einige DBAs bestimmen, dass eine Betriebsstätte auch im Falle eines formal unabhängigen Maklers vorliegt, der ausschließlich oder fast ausschließlich für das (Konzern-) Unternehmen tätig wird (z.B. DBA Thailand) und wirtschaftliche und finan-zielle Beziehungen bestehen, die einem Fremdvergleich nicht standhielten (z.B. DBA Hongkong – Vietnam).

 

Auch hier ist also genau zu betrachten ob und wann eine Betriebsstätte entsteht und die Gewinne entsprechend im Land der Tätigkeit des Vertreters zu versteu-ern sind.

 

Entscheidend für das Verständnis der Problematik der Betriebsstättenbesteuer-ung ist, dass die Entstehung einer Be-triebsstätte nicht im Ermessen des Steu-erschuldners steht, sondern sich nach den tatsächlichen Gegebenheiten richtet.

 

Rechtsfolge einer Betriebsstätte ist in erste Linie, dass der durch die Betriebs-stätte ermittelte Gewinn im Quellenstaat zu versteuern ist.

 

Im ungünstigsten Fall kann dies zu einer Doppelbesteuerung des Gewinns füh-ren. Dies gilt insbesondere dann, wenn im Ansässigkeitsstaat in Unwissenheit des Bestehens einer Betriebsstätte Steu-ern für Gewinne entrichtet wurden, die der Betriebsstätte zuzurechnen sind.

 

III. Besteuerung der Betriebsstätte / Betriebsstättengewinn

 

Der Gewinn der Betriebsstätte ist unter Berücksichtigung sämtlicher der Be-

 

triebsstätte zurechenbaren Erträge und Aufwendungen zu ermitteln. Der Ge-winn der ausländischen Betriebsstätte ist dabei nach den Grundsätzen des deut-schen Steuerrechts zu ermitteln. Der Sitzstaat stellt den anteiligen Gewinn der ausländischen Betriebsstätte bei Vorlie-gen eines DBA im Regelfall steuerfrei (ggf. unter Progressionsvorbehalt).

 

Liegt kein DBA vor, erfolgt grundsätz-lich die Besteuerung des Gesamtgewinns unter Anrechnung der auf den Betriebsstättengewinn bereits erhobenen Steuern (Anrechnungsmethode ggfs. auch wahlweise Abzugsmethode).

 

Da die Betriebsstätte immer nur ein Teil des Gesamtunternehmens ist, ist das Gesamtergebnis auf Stammhaus und Betriebsstätte aufzuteilen. Dies kann dergestalt erfolgen, dass die Betriebsstät-te ihren Gewinn gesondert mit eigener Buchführung (aber nach deutschen Ge-winnermittlungsvorschriften) ermittelt (sog. direkte Methode) oder indem der Gesamtgewinn des Unternehmens auf-grund eines sachgerechten Schlüssels zwischen Stammhaus und Betriebsstätte aufgeteilt wird. Generell wird die direkte Methode von der deutschen Finanzver-waltung präferiert. Das DBA mit Thai-land sieht in Art. 7 Abs. 3 die Auf-wandszuordnung nach der direkten Me-thode vor. Die indirekte Methode wird zwar nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes hierdurch nicht aus-geschlossen. Aus thailändischer Sicht ist dies jedoch nicht unproblematisch.

 

  1. Finanzierung der ausländischen Betriebsstätte

 

Die Betriebsstätte muss über das zur Erfüllung ihrer Funktion notwendige Kapital verfügen (sog. Dotationskapital). Ist dem nicht so, ist der Gewinn so zu ermitteln, als sei ihr das notwendige Ei-genkapital zur Verfügung gestellt wor-den. Entsprechend sind in diesem Falle die hieraus entstehenden Fremdkapitalzinsen nicht als Kosten absetzbar.

 

  1. Wirtschaftliche Austauschbezie-hungen zwischen Betriebsstätte und Stammhaus

 

Bei Nutzungsüberlassungen ist das über-lassene Wirtschaftsgut, sofern es von beiden Betriebsteilen genutzt wird, bei dem Betriebsteil zu aktivieren, der es überwiegend nutzt. Ein Betrag, der dem Fremdvergleichsgrundsatz entspricht (also was voneinander unabhängige Dritte vereinbart hätten), ist erfolgswirk-sam zu verrechnen.

 

Bei gewerblichen Dienstleistungen ist der Verrechnungspreis als Marktpreis, subsidiär als Selbstkosten mit einem an-gemessenen Gewinnaufschlag (5-10%), zu ermitteln.

 

Ferner ist bei der Überführung von Wirtschaftsgütern zwischen Stammhaus und Betriebsstätte zu beachten, dass eine solche nur dann steuerneutral vorge-nommen werden kann, wenn die Be-steuerung der stillen Reserven sicherge-stellt ist.

 

  1. Rechtsfolgen

 

Die Rechtsfolgen der Entstehung einer Betriebsstätte sind nicht zwangsläufig problematisch. Dies gilt sowohl bei Vor-liegen eines DBA als auch bei Tätigkei-ten in Staaten ohne DBA.

 

Die Problematik ergibt sich aus der ge-gebenenfalls unterschiedlichen Definiti-on des Betriebsstättenbegriffs im Sitz-und Quellenstaat.

 

So entsteht regelmäßig nach thailändi-schem Recht eine Betriebsstätte bereits, sobald das Unternehmen in Thailand tätig wird („carrying on business in Thai-land“), während nach DBA eine Be-triebsstätte meist erst nach sechs Mona-ten besteht. Sobald ein Unternehmen in Thailand tätig wird, sind gemäß der na-

 

tionalen Steuergesetzgebung Quellen-steuern in unterschiedlicher Höhe ein-zubehalten. Eine Rückforderung ist grundsätzlich selbst dann problematisch, wenn sämtliche formalen Voraussetzun-gen erfüllt wurden. Wurde keine steuer-liche Registrierung des Unternehmens in Thailand vorgenommen, ist eine Rück-forderung bezahlter Quellensteuer so gut wie ausgeschlossen.

 

Beispiel:

 

Das deutsche Unternehmen A schließt einen Montagevertrag mit dem thailändischen Un-ternehmen B. Die Errichtung der Anlage dauert vier Monate. Hierfür stellt das Un-ternehmen A dem Unternehmen B 100.000 EUR in Rechnung. Eine steuerli-che Registrierung von A in Thailand erfolgt nicht.

 

Nach deutsch-thailändischem DBA be-steht in diesem Fall kein Besteuerungs-recht durch die thailändischen Steuerbe-hörden, da eine Betriebsstätte nicht be-steht. Es besteht jedoch die Gefahr, dass die thailändischen Finanzbehörden fälschlicherweise 5% Quellensteuer er-heben. Andererseits ist jedoch auch eine Anrechnung auf die deutsche Körper-schaftssteuer nicht möglich, da mangels Betriebsstätte ein Besteuerungsrecht Thailands nach Doppelbesteuerungsab-kommen nicht gegeben ist. Möglich ist daher allenfalls ein Abzug der gezahlten Steuern als Kosten. In letzter Konse-quenz bedeutet dies, dass 5% des Um-satzes als zusätzliche Kosten in die Kal-kulation des Projektes eingestellt werden müssen. Je nach Branche übersteigt dies bereits den kalkulierten Gewinn.

 

Vermieden werden können derartige Doppelbesteuerungen nur durch eine intensive und detaillierte Planung von Auslandsprojekten. Hierbei müssen die Unwägbarkeiten, beispielsweise in Bezug auf die Projektdauer, mit in die Überle-gungen einbezogen werden. Dies be-ginnt mit der Gestaltung der Verträge, geht über die steuerliche Registrierung

des ausführenden Unternehmens bis hin zu der tatsächlichen Abwicklung des Zahlungsverkehrs sowie den damit ver-bundenen Steueranmeldungen und -erklärungen. Im Regelfall empfiehlt sich hierbei zumindest eine steuerliche Re-gistrierung des Unternehmens für die Dauer eines Projektes. Je nach Umfang ist unter Umständen sogar die Grün-

 

dung einer Projektgesellschaft ratsam. Eine interne Planung ist in jedem Fall unvermeidlich. Andernfalls können sich selbst eigentlich gewinnträchtige Projek-te schnell als verlustbringend erweisen.

 

 

 

Newsletter No. 42 (EN)

 

 

 

 

 

Validity of Clauses concerning Choice of Law, Place of Jurisdiction and

 

Arbitral Awards in International Contracts

 

in Thailand

 

 

 

 

January 2015

 

 

 

Although Lorenz & Partners always pays great attention on updating information provided in newsletters and brochures we cannot take responsibility for the completeness, correctness or quality of the information provided. None of the information contained in this newsletter is meant to replace a personal consultation with a qualified lawyer. Liability claims regarding damage caused by the use or disuse of any information provided, including any kind of information which is incomplete or incorrect, will therefore be rejected, if not generated deliberately or grossly negligent.

 

 

  1. Introduction

 

This newsletter deals with the following three issues:

  • Validity of “Choice of Law” Clauses;

 

  • Validity of  “Place  of  Jurisdiction”

Clauses;

  • Validity of Arbitration Clauses;

 

  • Enforceability of foreign arbitral awards;

 

  • Validity of arbitration clauses in Thai government related contracts.

 

In a majority of international transactions, it is advantageous for parties to agree on a choice of law which is applicable for the interpretation of the contract and especially in case of a dis-pute. If parties, especially if they are of differ-ent nationality, do not include a choice of law in the contract, they are subject to the respec-tive national conflict of law rules. This might even lead to a situation where the same con-tract can be viewed under the laws of different nations, depending on where the proceedings are carried out, and subsequently different out-comes can be reached by different courts.

 

This choice of law has to be distinguished from the choice of court or choice of forum clause which determines in which country’s court the proceedings in case of a dispute will take place. The Place of Jurisdiction clause can be essen-tial to the parties since this might have an im-portant influence on the validity of the choice of law clause and on the enforcement of the judgment or the arbitral award. Furthermore, the choice of court clause gives the parties the opportunity to lower travel and other expenses

 

and have their case tried in a jurisdiction with an efficient court and enforcement system.

 

The choice of law and choice of court are therefore important tools of safety to the par-ties especially in, but not limited to, inter-national transactions. In the following para-graphs the validity of such clauses under the Law of Thailand shall be elaborated.

 

  1. Validity of “Choice of Law” Clauses

Question:

 

Is a “Choice of Law” clause in an international contract valid under Thai law?

 

Answer:

 

Section 13 and Section 8 of the “Conflict of Laws Act” (“CLA”) determines:

 

 

Section 13. The question as to what law is applicable in regard to the essential elements or effects of a contract shall be determined by the intention of the parties thereto. If such intention, expressly or implied, cannot be ascertained, the applicable law is the law common to the parties when they are of the same nationality, or, if they are not of the same nationality, the law of the place where the contract has been concluded.

 

A contract shall be deemed not to be void if it is con-cluded in accordance with the form prescribed by the law which governs the effects of such contract.

 

Section 8. Whenever the choice of law of a foreign country that shall govern the relationship of the parties is not proved to the satisfaction of the Court, the in-ternal law of Siam (Thailand) shall apply.


 

 

Comment:

 

Generally the parties can agree on a law appli-cable to the contract which will be honoured by Thai courts. Besides an expressed choice of law, the CLA also recognizes implied choices which are however not recommended due to a high level of uncertainty. However, the law of another country, rather than Thailand, will only be applied if it is not contrary to the public or-der or the good morals of Thailand (Section 3 of the CLA).

 

However, Thai courts will apply such law (in case it is a foreign law) only if a copy of the relevant law involved together with a Thai translation is provided to the Court during the court procedure. Such requirements might be sufficiently met by presenting the relevant clauses etc. On the other hand, if a party of the legal case fails to supply such foreign law, the court will apply Thai law to the case at hand.

 

III. Validity of “Place of Jurisdiction”

Clauses

Question:

Is a “Place of Jurisdiction” clause in an inter-national contract valid and enforceable under Thai law?

 

 

should be null and void by the effect of Section 4 (1) of the CPC and Sections 150, 151 of the Civil and Commercial Code (“CCC”) which lay out:

 

Section 4. Unless otherwise provided by law,

 

(1) the plaints shall be submitted to the Court within the territorial jurisdiction of which the defendant is domiciled or to the Court within the territorial jurisdic-tion of which the cause of action arose, whether the de-fendant shall have domicile within the Kingdom or not

 

(…)

 

Section 150. An act is deemed to be void if its object is expressly prohibited by law or is impossible, or is con-trary to public order or good morals.

 

Section 151. An act is not deemed to be void on ac-count of its deviating from a provision of any law if such law does not relate to public order or good morals.

 

Comment 1:

 

Since the CPC is a law governing public order, it cannot be agreed to the contrary, as of Sec-tion 151 of the CCC makes clear. Any contract clause that does not adhere this law is void by virtue of Section 150 of the CCC. Therefore the choice of a foreign court as the exclusive forum for litigation will not prevent a Thai court from hearing the case as long as it is within the boundaries of the CPC, in short, if one of the parties is domiciled in Thailand or if the cause of action arose in Thailand.

 

Supporting Supreme Court Decision:

 

 

Answer:

 

The old Civil Procedure Code (“CPC”) in Sec-tion 7 (4) expressly allowed the parties to choose the court (Place of Jurisdiction). In 1991, the CPC has been amended in various areas, including deleting the old Section 7 (4). After the amendment of the CPC in 1991, there are two main legal opinions regarding the Place of Jurisdiction Clause.

 

Opinion 1:

The   first   group   suggests   that   such   clause

 

A clause in the bill of lading states that any case which might arise shall be submitted to the UK Courts. This clause is contrary to Section 4 (1) of the CPC, which is a law governing public order, and is therefore void, since no party has a domicile in UK (SPC Case No. 951/2539 (1996)). The SPC Case No. 5809/2539 also rules in the same manner.

 

Opinion 2:

 

The second group believes that a Place of Ju-risdiction clause is valid because the clause itself does not directly prohibit the jurisdiction of Thai courts, so it cannot be considered to be contradicting with the CPC.

 

This idea is also supported by Section 3 of the CLA which states that:

 

Section 5 Whenever there is no provision in this Act or in any other laws of Siam to govern a case of conflict of laws, the general principles of private international law shall apply.”

 

Comment 2:

 

Therefore, in the absence of any provision in the law allowing or prohibiting the validity of the “Place of Jurisdiction” clause under Thai law, the international law, which allows such a clause, shall apply.

 

New Supreme Court Decision:

 

The SPC Case No. 3537/2546 (2003) recog-nised the place of jurisdiction clause as a valid clause under international law. The SPC did not directly rule that this clause is void under Thai law due to the contradiction with the CPC, as described in the SPC Case No. 951/2539 (1996). This SPC Case No. 3537/2546 (2003) further ruled that since the Place of Jurisdiction clause in this case does not specify the exclusivity to the Singaporean Court because it also allows the party to file to another competent court. The parties have the

right to file the case in Thailand.

 

Conclusion:

 

In conclusion, the Thai courts’ position on this issue, which can be implied from both SPCs, is that if the clause expressly prohibits the Thai courts’ jurisdiction or gives an exclusive juris-diction to the foreign court, the clause will be considered null and void due to the contradic-tion with the CPC. On the other hand, if the case is filed to Thai courts where the defen-dant’s domicile or the cause of action arose is located, the Thai courts will hear the case de-spite the “Place of Jurisdiction” clause.

 

 

  1. Validity of Arbitration Clauses

Question:

 

1.Enforceability of Foreign Arbitral Awards

 

Is an arbitral award obtained outside the terri-tory of Thailand recognised and enforceable under Thai law?

 

Answer:

 

Section 41 of the Arbitration Act B.E. 2545 (A.D. 2002) states:

 

Section 41. (…) In case the arbitral award is ob-tained in a foreign country, the court of jurisdiction shall

 

adjudge to comply with the award only when such award is under enforcement of a treaty, convention or interna-tional agreement in which Thailand is a party, and the enforcement shall be effective only insofar as Thailand agrees to be obliged.

 

Comment:

 

According to Section 41 of the Arbitration Act B.E. 2545 (A.D. 2002), if the award has been rendered in a foreign country, a Thai court may pass its judgement enforcing the award when such award is subject to a treaty to which Thai-land is a party.

 

At present, nearly all internationally trading countries have signed the 1958 “United Na-tions Convention on the Recognition and En-forcement of Foreign Arbitral Awards” (New York Convention). This Convention facilitates the enforcement of awards in all contracting countries including Thailand which became a member country in 1961.

 

Therefore, it can be generally concluded that arbitral awards rendered outside of Thai-land are recognised and enforceable under Thai law if further requirements according to national and international law are ful-filled.


 

Supporting Supreme Court Decisions:

 

Various numbers of foreign arbitral awards have been recognised and enforced by the Thai courts. Following are some examples of Su-preme Court Decisions which recognised for-eign arbitral awards: SPC 5513/2540 (1997), SPC 7128/2540 (1997), SPC 1772/2542 (1999), SPC 8151/2542 (1999), SPC 1916/2544 (2001), SPC 1505/2547 (2004).

 

Comparison with the Enforceability of Foreign Court Judgements:

 

We can compare the above conclusion of the enforcement of the foreign arbitral award with the case of judgements made by a foreign court (foreign court judgements).

 

 

Office of the Prime Minister governing Com-pliance with the Decisions of the Arbitrators B.E. 2544 (A.D. 2001) state:

 

Section 15. Regarding a contract concluded between a government agency and a private individual, irrespective of being an administrative contract or not, both parties may agree to use the arbitration procedures to settle dis-putes and the said arbitration contract shall bind both parties.

 

Clause 5. A government agency shall comply with the arbitral award, except in the case the award is illegal under the applicable law, is obtained by an illegitimate act or through illegitimate procedure, or is outside the scope of the arbitration contract.


 

Foreign court judgements from most countries are not directly enforceable in the courts of

 

Thailand, since Thailand has not signed en-forcement agreements with other countries (except the 2010 Agreement on the Enforce-ment of Crminal Case Judgements between Thailand and Vietnam).

 

Due to the lack of agreements the judgement creditor will need to start proceedings again in Thailand if enforcement within Thailand is de-sired. Albeit the foreign judgement will be ad-missible as evidence in the proceedings at the Thai courts, it will not be treated as conclusive and the Thai court is allowed to see further evidence and will render judgement based on the merits of the case.

Question:

 

  1. Validity of an Arbitral Clause in a Thai government-related Contract

 

Is an arbitral clause in a Thai government-re-lated contract valid and enforceable under Thai law?

 

Answer:


Comment:

 

There was a highly controversial case regarding an arbitral agreement under the old Thai Arbi-tration Act. An arbitration panel awarded THB 6.2 billion (approx. EUR 155 million) in favour of a private foreign party on a concession con-tract concluded between the Expressway and Rapid Transit Authority (ETA) and a private consortium. Correspondingly, the Thai Attor-ney-General’s office has put forward efforts to get such award revoked by the Administrative Court on the grounds that it would implicate the administrative law and was in conflict with the public order and his application was granted on appeal by the Supreme Court rea-soning that the legal nature of the contract was administrative and therefore the execution by the governor of ETA was not in accordance with public law. Furthermore it was elaborated that the claimants did not act in good faith.

 

However, the Thai Arbitration Act (2002) solved the issue by stating that an arbitration agreement is valid regardless of its legal nature being administrative. Therefore the govern-ment is now bound by arbitration agreements like a private party unless the agreement is void, unenforceable or impossible of being performed.

 

 

Section 15 of the Arbitration Act B.E.

2545

It has to be kept in mind however that disputes

(A.D. 2002) and Clause 5 of the Notice of the

regarding the enforcement of arbitral awards in

administrative contracts fall under the juris-diction of the Court of Justice but under the jurisdiction of the Administrative Court, which is allowed to base its decisions on public policy and principles of law. Besides those clarifica-tions there is also still an ongoing uncertainty when a contract will be classified as administra-tive.

Note, however, that cabinet resolutions, is-sued on 27 January 2004 and on 4 May 2004, have established a policy that inhibits the government agencies, concluding with private enterprises, from agreeing on arbi-tral clauses in a new concession contract unless approved by the cabinet on a case by case basis. Moreover, many agencies nowadays have a policy in place restricting themselves to no longer include an arbitral clause in any kind of contracts.


 

  1. Summary

 

A “Choice of Law” clause is valid and enforce-able. However, Thai courts will apply such law (in case it is a foreign law) only if its substance has been proved to the Court by presenting a copy together with a Thai translation.

 

For a “Choice of Court”, at least the exclusivity on the Choice of Court clause will not prevent a Thai court from hearing the case and render-ing judgment.

 

Foreign arbitral awards are recognised and en-forceable in Thailand, in contrast to foreign court judgements which are not directly en-forceable in Thailand.

 

Arbitration clauses in Thai government-related contracts are valid and enforceable in Thailand.

However, due to the government’s current pol-icy arbitration clauses in new contracts with the government, especially concession contracts, might not be agreed on by the government unless approved by the Cabinet on a case by case basis.

 

 

 

 

Newsletter Nr. 45 (EN)

 

 

 

 

BOI Promotion:

 

Trade and Investment Support Office

 

(TISO)

 

 

 

February 2016

 

 

 

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  1. Introduction

 

The Thai Board of Investment (”BOI”) offers a range of promotions to both Thai and for-eign companies. Incentives include tax benefits such as

 

  1. Eligible Businesses

 

Businesses applying for a TISO promotion must have

 

  • annual selling and administrative ex-penses of at least THB 10 million (approximately EUR 250,000); and


  • tax holidays; and

 

  • duty exemptions.

 

Additionally, the BOI grants non-tax benefits, such as

 

  • allowing 100% foreign ownership in a company;

 

  • the right to own land;

 

  • easier obtaining of visas and work permits for foreign employees; and

 

  • special guarantees and investment pro-tections.1

 

The benefits are granted for specific economic activities or merits, described in BOI An-nouncements.2

 

An   interesting  promotion   category  is   the

 

Trade  and  Investment  Support  Office”

 

(“TISO”).3 Though this promotion does not grant any tax benefits, it, however, still allows 100% foreign ownership of the entity. There-fore, it is particularly relevant to companies not qualifying for any other BOI promotion.

 

  • 43 ff. of the Investment Promotion Act.
  • The main scheme is outlined in Announcement No. 2/2557.
  • Category 7.7 of BOI Announcement 2/2557.


  • a business plan and scope of busi-ness approved by the BOI.

 

The following business activities are covered by the TISO promotion:

 

  • Monitoring and/or servicing associated enterprises, including providing or rent-ing out offices or factory buildings to as-sociated enterprises;

 

  • Advisory services on business opera-tions, except those engaged in buying and selling securities and foreign cur-rency exchange. As for accounting, legal, advertising, architectural and civil engi-neering businesses, the business license must be obtained from the Department of Business Development or related governmental agencies prior to submit-ting the investment promotion applica-tion;

 

  • Information services on goods sourcing;

 

  • Engineering and technical services, ex-cept those related to architecture and civil engineering;

 

  • Business activities related to machinery, engines, tools and equipment such as

 

  • importing for wholesaling;

 

  • training services;

 

  • installation, maintenance and repair; and

 

  • Wholesaling products manufactured in Thailand; and

 

  • International business process outsourc-ing whose services are provided through telecommunication networks, such as administrative services, finance and ac-counting services, human resource ser-vices, sales and marketing services, cus-tomer services, data processing, etc.

 

III. Benefits for TISO

 

The TISO receives only non-tax benefits. The most important TISO incentives are the following:

 

  1. 100% foreign ownership of the pro-moted company; and

 

  1. potentially right of land ownership, lim-ited to the following:

 

  • Land for the establishment of offices for promoted projects must not ex-ceed five (5) rai (one (1) rai equals 1,600 sqm);

 

  • Land for the residences of executives or experts must not exceed one (1) rai; and

 

  • Land for the residences of employ-ees must not exceed two (2) rai.

 

 

However, the BOI has the right to increase the amount if deemed appropriate.

 

Visas and work permits may be obtained from the One-Stop Service Centre, which considerably quickens the process. Apart from that, foreigners can stay in the country for feasibility studies, as well as technicians and experts, with very few limitations.

 

  1. Summary

 

The establishment of trade and investment support offices has become very popular. Although no tax benefits are granted, the right to own 100% of a company makes this promotion interesting especially for foreign service providers and traders who are not eligible for any other investment promotion.

 

Generally, the requirements are rather broad; therefore, many companies would notionally qualify. The most important re-striction, however, is the requirement of sell-ing and administrative expenses of more than THB 10 million per year. Accordingly, promotion is only granted to companies of a certain size.

 

 

 

Newsletter Nr. 51     (DE)

 

 

 

 

 

Resignation Letter

Zweck und Form des Resignation Letter

 

 

 

November 2014

 

 

 

 

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  1. Einleitung

„Resignation Letter“ ist der Begriff für eine schriftliche Aufkündigung eines Direktorenver-hältnisses, in welcher der Direktor seinen Sta-tus als Direktor der Gesellschaft zurückgibt und aus seiner Stellung ausscheidet.

 

Gemäß Sec. 1144 des Civil and Commercial Code (CCC) Thailand werden die Geschäfte ei-ner thailändischen Unternehmung von einem oder mehreren Geschäftsführern (sog. „Board of Directors“) geführt. Dieses „Board“ ist ge-genüber den Gesellschaftern als Vertreter des Unternehmens und gegenüber Dritten (z.B. gegenüber Vertragspartnern und Mitarbeitern) als Handlungsorgan der Gesellschaft verant-wortlich. Ebenso wie im deutschen Recht können Gläubiger nach Sec. 1096 CCC grund-sätzlich nur auf das Gesellschaftsvermögen als Haftungsmasse zugreifen. Allerdings wird die Haftung für Gesellschaftsschulden durch das thailändische Gesellschaftsrecht auf die Direk-toren ausgeweitet. Als Haftungsschuldner kommen daher sowohl das Board of Directors als auch der einzelne Direktor in Betracht. Der Direktor einer thailändischen Co. Ltd. hat folg-lich ein besonderes Interesse daran, sich aus seiner Direktorenposition lösen zu können, um nicht von Dritten in die Haftung für Gesell-schaftsschulden genommen zu werden.

 

Umgekehrt ist auch die Gesellschaft und mit ihr die Gesellschafter daran interessiert, sich im Problemfall schnell von einem Direktoren lö-sen zu können, da dieser ansonsten aufgrund seiner statusrechtlichen Position als Direktor selbst bei Beendigung seines arbeitsrechtlichen Anstellungsverhältnisses weiterhin die Mög-lichkeit hat, die Gesellschaft zu verpflichten.

 

  • Problematik der Auflösung von Direktorenverhältnissen

Zur Aufhebung der statusrechtlichen Posi-tion als Direktor ist allerdings ein sogenann-ter Resignation Letter erforderlich. Dieser beinhaltet die Erklärung des Direktors über die Beendigung seiner Funktion als Direktor für die Gesellschaft. Dieser Resignation Let-ter ist vom Direktor selber zu unterschrei-ben. Die Unterschriften der zeichnungsbe-rechtigten Direktoren des „Board of Direc-tors“ für die Gesellschaft sind für die Wirk-samkeit der Kündigung der gesellschafts-rechtlichen Stellung nicht erforderlich, wer-den aus formalen Gründen aber dennoch geleistet.

 

Das Erfordernis einer Unterschrift des Di-rektors kann zu Problemen führen, wenn dieser die Unterschrift des Resignation Let-ters verweigert, um die Aufhebung seiner statusrechtlichen Position zu verhindern. In einem solchen Fall ist die Gefahr des Miss-brauchs der Direktorenposition gegeben.

 

Wichtig herauszustellen ist, dass das Erfor-dernis eines speziellen Resignation Letters zur Aufhebung der statusrechtlichen Posi-tion als Direktor auch dann besteht, wenn das arbeitsrechtliche Verhältnis zwischen dem Direktor der Gesellschaft und der Ge-sellschaft bereits durch eine Kündigung be-endet worden ist. Denn ebenso wie im deut-schen Gesellschaftsrecht besteht die gesell-schaftsrechtliche Stellung als Direktor unab-hängig von dem arbeitsrechtlichen An-stellungsverhältnis fort.

 

 

III. Der Resignation Letter

Der Resignation Letter wird nach der Unter-zeichnung durch den ausscheidenden Direk-tor von der Gesellschaft an das Ministry of Commerce weitergeleitet, welches die Ände-rung im „Board of Directors“ verzeichnet.

 

Zwar ist die Beendigung des Direktorenver-hältnisses mit Unterzeichnung des Resigna-tion Letter wirksam und die Weiterleitung an das Registration Office (Ministry of Com-merce) nur deklaratorisch. Allerdings ist zu beachten, dass die Beendigung des Direkto-renverhältnisses Dritten gegenüber solange nicht geltend gemacht werden kann, wie eine Registrierung beim Ministry of Commerce nicht erfolgt ist. D.h., dass ein Direktor, ob-wohl ein Resignation Letter bereits wirksam unterzeichnet ist, weiterhin die Gesellschaft in ihrem Namen verpflichten kann, obwohl er im Innenverhältnis nicht mehr dazu be-rechtigt ist. Zwar hat die Gesellschaft dann im Innenverhältnis Haftungsansprüche ge-gen diesen Direktor, kann sich aber von ih-ren Verpflichtungen im Außenverhältnis nicht lösen.

 

So kann zum Beispiel ein bereits ausgeschie-dener Direktor, der seinen Resignation Let-ter unterschrieben hat, im Namen der Ge-sellschaft ein Darlehn aufnehmen. Obwohl der Direktor in diesem Fall nicht mehr für die Gesellschaft hätte handeln dürfen, kann die Bank von der Gesellschaft die Rückzah-lung des Darlehns verlangen, wenn nicht die Beendigung des Direktorenverhältnisses im Zeitpunkt der Aufnahme des Darlehens be-reits beim Ministry of Commerce registriert war.

 

 

  1. Verhinderung des Missbrauchs durch vorsorgliche Aufsetzung eines Resignation Letters

Um die oben beschriebene Missbrauchssitu-ation zu verhindern und sicherzustellen, dass die Gesellschaft einem ihrer Direktoren sei-ne statusrechtliche Position entziehen kann, ohne dass es zur oben beschriebenen „Patt-

 

Situation“ wegen der Un-terschriftsverweigerung kommt, ist es beiden Seiten zu empfehlen, einen derartigen Resig-nation Letter bereits vorsorglich aufzuset-zen. Dabei wird ein Resignation Letter, ähn-lich wie der im Anhang dargestellte, aufge-setzt und vom Direktor vorsorglich unter-schrieben. Danach übergibt der Direktor den bereits unterschriebenen Resignation Letter, in dem lediglich das Beendigungsda-tum fehlt, an die Gesellschaft, so dass diese nunmehr die unterschriebene Kündigung des Direktoren sozusagen als „Blanko-Exemplar“ vorrätig hat. Im Falle der Not-wendigkeit der Auflösung des Direktoren-verhältnisses, kann die Gesellschaft auf die-sen ihr bereits vorliegenden Resignation Let-ter zugreifen, ohne von einer erneuten Un-terschrift des Direktoren abhängig zu sein. Sie bedarf mithin nicht mehr der Mitwirkung des Direktors, um sich von ihm zu lösen.

 

  • Fallgruppen, in denen der Ein-satz eines Resignation Letters hilfreich ist:

Von Relevanz sind deshalb Resignation Let-ter vor allem in den Fällen

 

  • der Beendigung des der Direktorenposi-tion zugrundeliegenden Arbeitsverhält-nisses des Direktoren,

 

  • einer Mandatsbeendigung im Fall eines

 

„Nominee Director“,

  • der Insolvenz der Gesellschaft,

 

  • oder in anderen Fällen, die aufgrund ei-ner erhöhten Rechtsunsicherheit eine schnelle Aufhebung der Direktorenposi-tion erfordern.

 

  1. Zusammenfassung

Die Abfassung eines vorsorglichen Resigna-tion Letter zwischen der thailändischen Ge-sellschaft (Co. Ltd.) und ihren Direktoren in der oben beschriebenen Form sollte bei je-der Berufung eines neuen Direktoren zum Pflichtprogramm gehören. Ebenso sollte bei der Gründung einer thailändischen Co. Ltd.

 

 

und der gleichzeitigen Bestellung von Direk-toren der Gesellschaft neben dem Ar-beitsvertrag und der Bestellungsvereinba-rung als Direktor zugleich ein Resignation Letter aufgesetzt und von der Gegenseite unterschrieben ausgetauscht werden. Auf diese Weise können die oben beschriebenen Missbrauchssituationen vermieden werden.

 

 

Anhang: Beispiel eines Resignation Letters

 

 

 

Date: ____________________

 

 

 

To:               The Board of Directors of __________________Co., Ltd.

Subject:        Resignation of Director

 

 

 

I,______________________,  a  director  of  ________________  Co.,  Ltd.  (the

“COMPANY”), hereby resign from all of my positions in the Company effective:

 

____________________.

 

Therefore, please kindly inform the Ministry of Commerce about my resignation from the Board of Directors and release me from all liabilities

 

 

 

Yours faithfully,

 

 

 

 

 

 

__________________________

Witness__________________________

(

)

(

)

Signature

 

 

Signature

 

 

 

 

 

 

 

Accepted by Authorised Director(s) of ____________Co., Ltd. on: __________

 

__________________________

Witness__________________________

(

)

(

)

Signature

 

Signature

 

 

(Company Seal)

 

 

 

 

Newsletter No. 53     (EN)

 

 

 

 

 

 

Establishment of a Branch Office in Thailand

 

 

 

April 2016

 

 

 

 

A l l r i g ht s r e s e r v e d © L o r e n z & P a r t ne r s  2 0 1 6

 

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  1. Introduction

 

To conduct business in Thailand, investors can decide to set- up a Branch Office (“Branch”). A Branch is a part of another company and is, therefore, not a separate le-gal entity.

However, a Branch is a separate tax entity. It normally constitutes a permanent establish-ment of a foreign company. In Thailand, the Branch has to be registered with the Ministry of Commerce.

 

  1. The Foreign Business Act

 

The Foreign Business Act B.E. 2542 (1999) (“FBA”) sets restrictions to foreigners con-ducting business in Thailand. Depending on the type of business, foreigners are either prohibited from operating it, or have to obtain a license or a certificate prior to operating the business. The different types of businesses are outlined in three (3) lists annexed to the FBA.

 

“Foreigner” under the FBA means:

 

  • A natural person who does not have Thai nationality; or

 

  • A juristic person not registered in Thailand; or


  • A juristic person registered in Thailand having half or more of its share capital held by one of the abovementioned persons.

 

The Business Lists under the FBA are as fol-lows:

 

  • Business List 1: Covers businesses that foreigners are not allowed to operate for special reasons.

 

  • Business List 2: Covers businesses that are reserved due to national safety, security, culture, natural resources and environ-ment. The maximum amount of shares held by foreigners is limited to 60%, or 75% if the Cabinet has approved the project.

 

  • Business List 3: Covers businesses where Thais are not yet ready to compete with foreigners. These businesses can be carried out by foreigners without any restrictions regarding the number of shares held by foreigners. However, the business operator must obtain a Foreign Business License (“FBL”) before conducting the business. The FBL must be applied for at the De-partment of Business Development and requires the approval of the Foreign Busi-ness Committee.

 

The Branch of a foreign entity is considered a

“foreigner” under the FBA (a juristic person not registered in Thailand) and, therefore, requires an FBL prior to conducting any activities under List 2 and 3. To obtain an FBL, the minimum working capital in foreign currency equivalent to 25% of the average three (3) years expendi-tures must be brought into Thailand. The min-imum working capital shall not be less than THB 3 million in any case.

 

The capital shall be remitted in accordance with the following timeline:

 

  • an amount of not less than 25% of the minimum capital must be brought in or remitted within the first three (3) months;

 

  • Another 25% of the necessary capital must be brought in or remitted within the first year;

 

  • Another 25% of the necessary capital must be brought in or remitted until the end of the second year;

 

  • The remaining 25% must be brought in or remitted until the end of the third year.

 

(These amounts may be changed by sub-sequent Ministerial Regulations.)

 

A Branch may exist for an indefinite period up to its date of dissolution unless a shorter period is indicated in the application as a result of a contract for a specific project in Thailand. Usually, a Branch is used for projects of interna-tional contractors who do not intend to permanently do business in Thailand.

 

III. Required Documents

 

The following documentation is required to be submitted to the Ministry of Commerce:

 

  • A copy of the company affidavit or other documents showing the juristic person’s status with particulars of name, capital, ob-jectives, address, list of directors and signing authority;

 

  • A power of attorney issued by the author-ised person(s) of the juristic person appoint-ing its representative(s) in Thailand;

 

  • A copy of the passport of the representa-tive(s), or (in case the representative is a Thai national) a copy of the ID card;

 

  • A copy of the household registration, residence permit or document showing temporary visa under the law governing immigration, of the representative(s);

 

  • Affidavit of the applicant stating that the applicant, its director(s), manager(s) or rep-resentative(s) are qualified and are not


 

disqualified according to Section 16 of FBA;

 

  • A letter describing the details of the busi-ness activities applied for, including infor-mation related to the applicant’s profile, type of applied business, details of business operation, capital structure, business struc-ture, size of business, technology transfer plan and employment-related information;

 

  • A map showing the location of the applicant’s business operating place in Thailand;

 

  • A power of attorney, in case another person is authorised to act on the applicant’s behalf (e.g. a consultant submitting the applica-tion).

 

If the applicant is a contractor or sub-contractor of the government or of a state en-terprise project, the following additional documents must be provided:

 

  • A copy of a signed contract or evidence of the project approval (in case the contract is not yet signed);

 

  • A letter, issued by the contracting party and addressed to the Director General of the Department of Business Development, to certify the project granting which shall con-tain:

 

  • Type of business;

 

  • Name of contractor (applicant);

 

  • Contract name, number, and date;

 

  • Commencement date and completion date (including warranty period); and

 

  • Project value (in Thai Baht).

 

  1. Summary

 

Setting up a Branch in Thailand is possible, but the process is lengthy and bureaucratic. De-pending on the intended business, investors should consider setting up a separate Thai company, as this may be easier and, thus, more efficient, especially considering the separate taxation of the branch and the resulting accounting requirements.

 

 

 

Newsletter Nr. 54 (DE)

 

 

 

 

Repräsentationsbüro in Thailand

 

 

 

Februar 2016

 

 

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Obwohl Lorenz & Partners große Sorgfalt darauf verwenden, die in diesen Newslettern bereitgestellten Infor-mationen auf aktuellem Stand für Sie zur Verfügung zu stellen, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass diese ei-ne individuelle Beratung nicht ersetzen können. Lorenz & Partners übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktuali-tät, Korrektheit oder Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen. Haftungsansprüche gegen Lorenz & Partners, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnut-zung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern seitens Lorenz & Partners kein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt.

 

 

  1. Einleitung

 

Ein interessanter Weg des Tätigwerdens in Thailand ist die Errichtung eines Repräsen-tationsbüros. Diese in der Vergangenheit häufig genutzte Möglichkeit ist durch ver-schiedene Gesetzesänderungen nunmehr zwar nicht mehr ausdrücklich im Foreign Bu-siness Act B.E. 2542 (1999) ( „FBA“) aufge-führt. Praktisch ist es jedoch auch nach wie vor möglich, ein Repräsentationsbüro zu er-öffnen. Die Behörden subsumieren die Ak-tivitäten eines Repräsentationsbüros als

 

„Other Service Business“ nach Liste 3 Nr. 21 des FBA, sodass eine Beantragung unter dieser Kategorie erfolgt.

 

  1. Antragsvoraussetzungen

 

Der Antrag auf Erteilung einer Foreign Busi-ness License zur Eröffnung eines Repräsen-tationsbüros muss an das Department of Busi-ness Development beim Ministry of Commerce ge-richtet sein.

 

Folgende Dokumente müssen dem Antrag beigefügt werden:

 

  • eine Kopie der Gründungsurkunde und des Handelsregisterauszuges des Mut-terhauses* sowie die Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre;

 

  • eine Vollmacht des Mutterhauses, die ei-ne Person als Manager des Repräsentati-onsbüros in Thailand benennt.* Es sollte hierbei beachtet werden, dass mindes-tens eine für das Repräsentationsbüro verantwortliche Person in Thailand le-ben muss;

 

  • eine Vollmacht des bevollmächtigten Managers des Repräsentationsbüros,

 

welche einen Rechtsanwalt berechtigt, die Dokumente vorzulegen und für das Mutterhaus die Registrierung vorzuneh-men*;

 

  • eine Fotokopie des Passes des leitenden Managers des Repräsentationsbüros, so-fern dieser kein thailändischer Staatsan-gehöriger ist, bzw. eine Kopie der ID-Karte, sofern der Manager thailändischer Staatsbürger ist;

 

  • weitere Dokumente, die das Projekt be-schreiben und über Aktivitäten des Rep-räsentationsbüros Auskunft geben (Or-ganigramm) sowie eine Karte, die die Lage des Repräsentationsbüros zeigt;

 

 

  • Übersicht, welche die Beziehungen zu verbundenen Unternehmen innerhalb des Konzerns inkl. einer Liste der Nie-derlassungen, ihrer Geschäftstätigkeit, der Länder, in denen sie registriert sind, und des Aktienbesitzes darstellt;

 

  • Broschüre und sonstiges Werbematerial des Mutterhauses;

 

  • Liste der thailändischen Kunden des Mutterhauses;

 

  • Kopien der Rechnungen des Mutterhau-ses an thailändische Kunden (soweit vorhanden);

 

 

  • Nachweis des Mutterhauses über die Gehälter des Leiters des Repräsentati-onsbüros*;

 

  • Nachweis der Aufenthaltsberechti-gung des verantwortlichen Managers bzw. Geschäftsführers;

 

  • Eidesstattliche Versicherung des Lei-ters des Repräsentationsbüros, dass er zur Geschäftsführung befähigt und nicht wegen eines Vermögensdeliktes vorbe-straft ist (entsprechend Sec. 16 des FBA).

*Anmerkung: Die Dokumente (1),(2),(3) und (10) müssen durch einen Notar oder die thailändische Botschaft bzw. ein thailändi-sches Konsulat beglaubigt werden. Bei Vor-lage der Dokumente darf die Beglaubigung nicht älter als 6 Monate sein.

 

Üblicherweise dauert die Registrierung eines Repräsentationsbüros nach Einreichung aller Unterlagen ca. 3 Monate. Je nach Auslastung und Rückfragen durch den zuständigen Be-amten kann sich dies jedoch auch deutlich länger hinziehen.

 

Die Erlaubnis des Ministry of Commerce ist unbefristet bzw. gilt solange, wie auch die konkret genehmigte Geschäftstätigkeit fort-besteht.

 

Schließlich muss für den ausländischen Mit-arbeiter des Repräsentationsbüros eine Work Permit (Arbeitserlaubnis) beantragt werden. Maximal zwei ausländische Mitarbeiter kön-nen eine Work Permit unter dem Repräsenta-tionsbüro beantragen.

 

Da das Repräsentationsbüro kein Einkom-men erzielt, unterliegt es auch nicht der thai-ländischen Steuer. Allerdings müssen alle Angestellten, die in Thailand leben, ihre per-sönliche Einkommensteuer in Thailand ent-richten.

 

 

III. Beschränkung der geschäftlichen Betätigung

 

Die geschäftliche Betätigung eines Repräsen-tationsbüros ist gesetzlich auf folgende Ak-tivitäten beschränkt:

 

  • Beschaffung von Gütern und Dienstleis-tungen für das Mutterhaus („Sourcing“);

 

  • Kontrolle der Qualität und Quantität von Gütern, die an das Mutterhaus gelie-fert werden, bzw. Kontrolle der Produk-tion, die ein Subunternehmer für das Mutterhaus vornimmt;

 

  • Hilfestellungen und sonstige Leistungen bzgl. der Güter, die durch das Mutter-haus an Zwischenhändler und Endkun-den verkauft werden;

 

  • Sammeln und Weiterleiten von Informa-tionen über neue Produkte und Dienst-leistungen für das Mutterhaus;

 

  • Berichte an das Mutterhaus über die wirtschaftliche Situation in Thailand.

 

  1. Finanzielle Anforderungen

 

Einem Repräsentationsbüro ist es nicht er-laubt, selbständig Geschäfte zu betreiben. Es darf nur für das Mutterhaus tätig werden, aber keinerlei Einkommen aus seiner Tätig-keit innerhalb Thailands erzielen. Die für die Unterhaltung des Repräsentationsbüros er-forderlichen Mittel müssen daher nach Thai-land verbracht werden.

 

Das Mindestkapital des Repräsentationsbü-ros ist wie folgt zu berechnen:

 

  • mindestens 3 Mio. THB (ca. 75.000 EUR)1 oder 25% der durchschnittli-chen jährlichen Betriebsausgaben2, je
  • Section 14 FBA.
  • Ministerial Regulation re: the Minimum Registered Capital and the Period for Remittance of Minimum Registered Capital into Thailand B.E. 2545 (2002). nachdem, welcher Betrag höher ist; und

 

  • Das Eigenkapital des Repräsentati-onsbüros darf nicht weniger als ein Siebtel des Fremdkapitals betragen.3

 

Das Kapital muss wie folgt nach Thailand verbracht werden:

 

  1. 25% des Mindestkapitals sind innerhalb von 3 Monaten nach Erhalt der Foreign Business License nach Thailand zu verbrin-gen.

 

  1. Weitere 25% müssen innerhalb des ers-ten Jahres der Geschäftstätigkeit einge-bracht werden.

 

  1. Der verbleibende Betrag ist jährlich in 25% Portionen anzuweisen.

 

Sämtliche Kosten, die im Rahmen des Be-triebs des Repräsentationsbüros anfallen, z.B. Reisekosten, Mieten, lokale Gehälter etc., können aus der nach Thailand transfe-rierten Summe bezahlt werden.

 

  1. Unterhaltskosten

 

  1. Büro

 

Für die Anmietung eines Büros im Groß-raum Bangkok fallen folgende Kosten an:

 

  • 200 – 1.000 THB/m2 (ca. 5 – 25 EUR) plus Nebenkosten plus 1 – 3 Monatsmie-ten Kaution.

 

  • Die Kosten für die Einrichtung eines Büros sind mit denen in Deutschland vergleichbar.

 

  1. Personalkosten

 

Die Personalkosten können wie folgt ange-setzt werden:

 

Die Arbeitskosten für eine Sekretärin (mit Englischkenntnissen) betragen ca. 25.000 – 40.000 THB (ca. 600 – 1.000

 

 

3 Ministerial Regulation No. 2 issued under the Revolu-tionary Party’s Announcement of the National Executive Council No. 281 dated 24 November 1972.

 

 

EUR) pro Monat einschließlich Lohn-nebenkosten.

 

  1. Für einen erfahrenen Sachbearbeiter (mit Englischkenntnissen) fallen je nach Qualifikation zwischen 30.000 – 60.000 THB (ca. 700 – 1.500 EUR) pro Monat einschließlich Lohnnebenkosten an.

 

  1. Buchhaltung

 

Für externe Buchhaltungsservices fallen je nach Größe des Büros, Qualifikation des Buchhalters und Anzahl der Transaktionen 20.000 THB – 40.000 THB (ca. 500 – 1.000 EUR) an.

 

Die Anstellung eines internen Buchhalters lohnt sich im Regelfalle nicht.

 

  1. Fahrzeug

 

In Bezug auf ein Fahrzeug fallen folgende Kosten an:

 

  1. Die Mietkosten für ein Fahrzeug betra-gen für einen Mittelklassewagen (z.B. Toyota Corolla 1,6, 5-jährige Abschrei-bung) inklusive Nebenkosten ca. 30.000 THB (ca. 750 EUR) pro Monat.

 

  1. Das Gehalt für den Fahrer beträgt ca. 10.000 THB (ca. 250 EUR) zzgl. Über-stunden. Die Gesamtkosten für einen Fahrer liegen damit im Regelfalle zwi-schen 15.000 und 20.000 THB (ca. 350 – 500 EUR).

 

  1. Serviced-Apartment

 

Hinsichtlich einer Wohnung ist mit folgen-den Kosten zu rechnen:

 

  • Ein Serviced-Apartment (50 m2) kann ab ca. 15.000 THB (ca. 350 EUR) pro Mo-nat angemietet werden.

 

  • Für eine Familie (Haus, Apartment ca. 200 m2) fallen Kosten von ca. 50.000 – 150.000 THB (1.200 – 3.500 EUR) an.

 

  • Eine Haushaltshilfe kostet im Monat ca. 10.000 THB (ca. 250 EUR).


 

Newsletter Nr. 54     (EN)

 

 

 

 

 

Establishment of a Representative

Office in Thailand

 

 

 

 

February 2016

 

 

 

 

 

 

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  1. Introduction

 

Establishing a Representative Office provides foreign companies (usually multinational compa-nies with head offices located abroad) with a rela-tively quick and uncomplicated way to inves-tigate business and market opportunities in Thailand. Representative Offices are not per-mitted to conduct income-generating activi-ties, and are therefore neither subject to Thai taxes, nor heavily regulated.

 

Representative Offices are governed by the Foreign Business Act B.E. 2542 (A.D.1999) (“FBA”), which replaced the Alien Business Act B.E. 2515 (A.D. 1972) and Announce-ment No. 281 of the National Executive Council ( a regulation specifically regulating the estab-lishment of a Representative Office).

 

Although the FBA does not explicitly refer to Representative Offices (in contrast to the legisla-tive instruments it replaced), such entities can be established by lodging an application for an

“Other Service Business” in accordance with List 3, No. 21, FBA.

 

  1. Application Requirements

 

The application for establishing a Representa-tive Office must be filed with the Department of Business Development, Ministry of Com-merce, including the following documents:

 

  • The Memorandum of Association, an ex-cerpt from the commercial register and an affidavit of the parent company/head of-fice (“Parent”) signed by the authorised manager/corporate officer and containing information about the Parent’s juristic status, including name, registration num-ber, shareholding structure, country of registration, and list of directors*;

 

 

  • A Power of Attorney issued by the Par-ent in favour of the person(s) appointed as the Representative Office’s author-ised representative(s) in Thailand (man-ager/corporate officer)*;

 

  • A Power of Attorney issued by the Rep-resentative Office’s authorised represen-tative in favour of an attorney (if any) who shall take care of the registration process*;

 

  • A copy of the passport(s) or of the iden-tity card(s) of the individual(s) appointed as the Representative Office’s authorised representative(s);

 

  • A letter describing in detail the Represen-tative Office’s intended business activities and the reasons for the set-up, including a business plan, the amount of prospective employees, and specific information re-garding the location of the Representative Office (such as a map);

 

  • A chart showing the relationship be-tween the Representative Office and Parent, affiliated/group companies and branches, including a list of all affili-ated/group companies and branches and their main business activities;

 

  • A brochure of the Parent;

 

  • A list of current and/or proposed Thai customers of Parent, including copies of invoices issued by Parent to Thai cus-tomers (if any);

 

  • A confirmation from Parent of the proposed salary and other remunera-tion to be provided to the man-ager/corporate officer in charge of the operations in Thailand;

 

  • A confirmation of residence*; and

 

  • An affidavit of the Representative Of-fice’s manager stating that he is quali-fied for the position and has never been convicted of a property crime or fraudulent act.

 

*Note: Documents No. 1, 2, 3, and 10 If  the  approval  is  granted,  the  following must be notarised by an official or by a

conditions apply:

person who has been prescribed with the power of notarisation by the laws of the

 

Parent’s country, or by an authorized of-ficial of the Thai Embassy in such coun-try. The certifications shall not be older than six months on the date of submis-sion of the application.

 

 

The registration of a Representative Office takes approximately three (3) months from the date the complete application documents are submitted.

 

The approval for a Representative Office will be granted for an unlimited period of time.

 

After its establishment, the Representative Office can apply for work permits for any foreign employees it employs.

 

As mentioned above, the Representative Of-fice does not earn any income, so it is not subject to taxation under the Thai system. However, all employees who live and work in Thailand are obliged to pay personal income tax in Thailand.

 

vices hired in Thailand for use by the Parent;

 

  • Providing advice to Thai customers or agents about goods or services sold by the Parent in Thailand;

 

  • Distribution of information concerning new goods or services provided by the Parent; and

 

  • Report on business trends in Thailand to the Parent.

 

  1. Capital Requirements

 

As the Representative Office is prohibited from generating income, all of its capital must be brought into Thailand and remain there.

 

The total capital of the Representative Of-fice must be an amount calculated as fol-lows:

 

  • at least THB 3 million (approx. EUR 75,000)1 or 25% of the average yearly cost of operating the office2, whatever is higher; and

 

  • the debt-to-equity ratio must not be higher than 7 to 13.

 

This capital has to be paid-up as follows:

 

  • 25% upon issuance of the Foreign Business License relating to the Repre-sentative Office;


 

III. Permitted Business Activities

 

A Representative Office is not permitted to conduct its own business. It can only carry out business on behalf of the Parent to the extent permitted, which includes the follow-ing business activities:

 

  • a further 25% within the first year of operation; and, thereafter

 

  • at least 25% each year of operation un-til the total amount has been fully paid up.


 

  1. Sourcing goods and services in Thailand for use by the Parent;

 

  1. Checking and controlling the quality and quantity of goods purchased or ser-


  • Section 14 FBA.
  • Ministerial Regulation re: the Minimum Registered Capital and the Period for Remittance of Minimum Registered Capital into Thailand B.E. 2545 (2002).

 

  • Ministerial Regulation No. 2 issued under the Revo-lutionary Party’s Announcement of the National Ex-ecutive Council No. 281 dated 24 November 1972.


 

All operating expenses of the office (salaries, travelling expenses, office rental etc.) can be paid out of this amount.

 

  1. Costs of Office Maintenance

 

  1. Office


  1. Other Costs

 

  1. Vehicle

 

The costs associated with purchasing and running vehicles can be estimated as fol-lows:

 

 

The costs associated with renting an office within the Bangkok area can be estimated as follows:

 

THB 200-1,000 per m2 (approx. EUR 5-25) plus auxiliary costs and de-posit.

 

  • Costs for office equipment are compa-rable to Europe.

 

  1. Labour Costs

 

Staff salary costs can be estimated as fol-lows:

 

  1. For a secretary (with English compe-tency) within the range of THB 25,000-40,000 (approx. EUR 600-1,000) per month (including non-salary labour costs);

 

  1. For an office clerk (with English com-petency), depending on his/her qualifi-cation, within the range of THB 30,000-60,000 (approx. EUR 700-1,500) per month (including non-salary la-bour costs).

 

  1. Accounting

 

The costs associated with outsourced ac-counting can be estimated as THB 20,000-40,000 (approx. EUR 500-1,000), depending on the size of the office, accounting clerk’s qualification and quantity of transactions.

 

The employment of an in -house accountant is normally not profitable.

 

A   motor

vehicle

(mid-range

car,

e.g.  Toyota Corolla 1,6), including ad-

ditional

costs

approx.

THB

30,000 rental per month (approx. EUR 750);

 

  • Salary for a driver is about THB 10,000 (approx. EUR 250 ) per month, plus additional amounts for overtime hours.

 

Overall driver costs amount to between THB 15,000-20,000 (approx. EUR 350-500).

 

  • Serviced Apartment

 

The costs associated with housing can be estimated as follows:

 

  1. A serviced apartment for singles or couples (50m2), can be rented from THB 15,000 (approx. EUR 350) per month.

 

  1. Larger apartments and houses (approx. 200m2) suitable for families can be rented from between THB 50,000-150,000 (approx. EUR 1,200-3,500).

 

  1. Salary for a maid is about THB 10,000 (approx. EUR 250) per month.


 

 

 

 

 

Newsletter No. 55 (EN)

 

 

 

 

 

Trade Terms in International Sale of Goods

 

and International Commercial Terms

(INCOTERMS)

 

 

 

March 2014

 

 

 

 

 

A l l  r i g h t s  r e s e r v e d  ©  L o r e n z  &  P a r t n e r s  2 0 1 4

 

 

Although Lorenz & Partners always pays great attention on updating information provided in newsletters and brochures we cannot take responsibility for the completeness, correctness or quality of the information pro-vided. None of the information contained in this newsletter is meant to replace a personal consultation with a qualified lawyer. Liability claims regarding damage caused by the use or disuse of any information provided, in-cluding any kind of information which is incomplete or incorrect, will therefore be rejected, if not generated de-liberately or grossly negligent.

 

 

 

  1. What are Trade Terms?

 

Every sale of goods contract should in-clude terms which govern key trade issues such as the time, place and manner of transfer for such goods. These terms are called “trade terms”. In other words trade terms set out the responsibilities of the buyer and seller in regards to the delivery of the goods in question e.g. method of delivery, payment of shipping costs, insur-ance and customs.

  1. The Use of Trade Terms

 

As noted above trade terms are used to govern various issues in regards to sales of goods transactions. Over the years stan-dardised predefined trade terms have been developed in order to reduce the nego-tiation time for such transactions. The most popular of these predefined terms are the ‘International Commercial Terms’ (INCOTERMS).

III. What are the International Com-mercial Terms (INCOTERMS)?

 

INCOTERMS were first introduced by the International Chamber of Commerce in 1936. The INCOTERMS consist of a list of standard trade terms (usually re-ferred to by their abbreviated title) and a set of international recognised rules on how such terms should be interpreted in practice. The purpose of the INCO-TERMS is to standardise the usage of trade terms in order to reduce uncertainty

 

 

and avoid disputes. The most recent ver-sion of the INCOTERMS was published in 2010. However older version can still be used if the parties so wish.

  1. Validity

 

INCOTERMS will only apply if their ap-plication is expressly stated in the sale of goods contract itself or in the relevant of-fer/quotation, general purchase and sale conditions, order, order confirmations etc. Moreover it is crucial that the aforemen-tioned reference specifically states which version of the INCOTERMS is applicable e.g. “INCOTERMS 2010.” Due to the dif-ferences between the different versions a reference to just “INCOTERMS” can cause numerous problems.

 

Template delivery clause: “delivery shall be CIF BANGKOK INCOTERMS 2010.

 

  1. What do the INCOTERMS cover?

 

The INCOTERMS define the rights and obligations of the parties with regard to:

 

  • Delivery and transportation docu-mentation (or equivalent electronic notifications);

 

  • Allocation of costs for freight, taxes, duties, insurance, etc.; and

 

  • Transfer of risk.

 

INCOTERMS do not govern:

 

  • The transfer of ownership and other rights arising from owner-ship;

 

  • Breaches of contract and the con-sequences thereof;

 

  • Description or quality of goods;

 

  • The timing and method of pay-ment;

 

  • Choice of law; or

 

  • Issues related to forwarders /car-riers.

VII. Categories of INCOTERMS

 

The INCOTERMS definitions are broadly divided into four groups as follows:

 

  • The E-terms (EXW) under which the seller’s only responsibility is to make the goods available to the buyer at the seller’s premises;

 

  • The F-terms (FCA, FAS and FOB) under which the seller must deliver the goods to a carrier who is ap-pointed by the buyer;

 

  • The C-terms (CFR, CIF, CPT and CIP) under which the seller must ar-range the transportation of the goods but does not assume the risk of loss or damage to the goods or of any additional costs which arise due to events which occur after ship-ment/dispatch; and

 

  • The D-terms (DAT, DAP, and DDP) under which the seller bears all the costs and risks of delivering the goods to their final destination.

VIII.  Most   Frequently    Used   INCO-

 

TERMS

 

Please note that the terms FOB and CFR which are discussed below mainly apply to

 

 

 

contracts which use maritime and inland waterway transport, however, they can also be agreed upon in case of air freight.

  1. Ex Works (“EXW”)

 

(1) Delivery

 

The seller must pack the goods using ap-propriate packaging and then make the goods available at their premises for the buyer’s collection at the agreed time. If no specific location within the seller’s prem-ises has been agreed, then the seller may select the location which is most conven-ient for him. The risk of loss or damage to the goods passes to the buyer as soon as the seller fulfils the delivery obligation i.e. when the goods are placed at the buyer’s disposal.

 

(2) Transport and Insurance

 

The seller has no obligation in relation to transportation or insurance. The buyer is responsible for these matters.

 

(3) Custom formalities

 

The buyer must obtain any requisite ex-port and import documentation and com-plete all export and import custom for-malities at their own expense.

 

EXW places the least obligations on the seller, as the buyer has to bear all costs and risks involved in removing the goods from the seller’s premises.

 

  1. Free On Board (“FOB”)

(1) Delivery

 

Under this term the seller’s delivery obli-gation extends to ensuring that the goods (properly packaged) are safely placed on board the buyer’s appointed vessel in a manner which is customary for the port of shipment. As soon as the goods have passed over the ship’s rail the seller’s obli-gation is fulfilled. Up until that point the seller bears all the risks for the goods.

 

(2) Transport and Insurance

 

The vessel must be provided and con-tracted by the buyer at their own expense. Equally the buyer must arrange and bear the cost of any insurance coverage.

 

(3) Custom formalities

 

The seller must obtain any requisite ex-port documentation and complete all ex-port custom formalities at their own ex-pense. Equally the buyer must obtain any requisite import documentation and com-plete all import custom formalities at their own expense.

  1. Cost and Freight (“CFR”)

 

(1) Delivery

 

The nature of delivery and the passing of the risk is the same as for FOB.

 

(2) Transport and Insurance

 

The seller must arrange and bear the cost of transporting the goods to the named port of destination. However, the seller is

 

 

 

not obliged to take out an insurance policy for the goods.

 

(3) Custom formalities

 

The nature of this obligation is identical as that for FOB.

 

Please note that many traders continue to use the traditional abbreviation ‘C&F’ when they refer to the above obligations. However any contract which says “C&F INCOTERMS” will be assumed to refer to the definition of C&F found in INCO-TERMS 1980. This definition is substan-tially different from the INCOTERMS 2010 definition of CRF.Thus it is strongly recommended that the parties use the cor-rect abbreviation i.e. CFR in order to avoid any unexpected confusion or dis-pute.

 

  1. Cost, Insurance      and     Freight

 

(“CIF”)

 

(1) Delivery

 

The nature of delivery and passing of risk for CIF is the same as that for FOB.

 

(2) Transport and Insurance

 

The seller is obligated to procure and bear the cost of transport and ‘minimum insur-ance cover of the Institute Cargo Clause’ for the goods in question to the named port of destination. If the buyer requires additional insurance they must bear the re-lating cost themselves.

 

(3) Custom formalities

 

The nature of this obligation is the same as that for CFR.

 

  1. Conclusion

 

When negotiating an international sales contract, both parties need to pay atten-tion to the trade terms. Each party must be aware of the extent of their responsi-bilities as agreeing to certain trade terms may result in additional costs. The IN-COTERMS can be very helpful in that they define each party’s exact responsibili-ties and risks and thus help to speed up the process of trade negotiations. How-ever, INCOTERMS shouldbe applied carefully, specifically the parties should ensure that the exact version of INCO-TERMS used reflects their real intentions.

 

Responsibility

Warehouse

 

Storage

Export Packing

Loading

Charges

Inland Freight

Terminal

 

Charges

Forwarder’s

 

Fees

Loading Onto

Vessel

Ocean/Air

Freight

Duty, Taxes & Customs Clear-ance for Export

Charges OnAr-rival at Destina-tion

Duty, Taxes & Customs Clear-ance for Import


 

 

 

 

Ex Works/

Free On

Cost and

Cost, Insurance

EXW

Board/FOB

Freight/CFR

& Freight/CIF

 

 

 

 

 

 

 

 

Seller

Seller

Seller

Seller

 

 

 

 

Seller

Seller

Seller

Seller

 

 

 

 

Buyer

Seller

Seller

Seller

 

 

 

 

Buyer

Seller

Seller

Seller

 

 

 

 

Buyer

Seller

Seller

Seller

 

 

 

 

Buyer

Buyer

Seller

Seller

 

 

 

 

Buyer

Seller

Seller

Seller

 

 

 

 

Buyer

Buyer

Seller

Seller

 

 

 

 

Buyer

Seller

Seller

Seller

 

 

 

 

Buyer

Buyer

Buyer

Buyer

 

 

 

 

Buyer

Buyer

Buyer

Buyer